Администрация города Кирсанова Тамбовской области

Официальный сайт

Отчет о работе архивного отдела за 2016 год и задачах на 2017 год

Отчет

о работе архивного отдела за 2016 год и задачах на 2017 год

В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Тамбовской области «Об Архивном фонде Тамбовской области», архивным отделом администрации города Кирсанова на 2016 год определены мероприятия по развитию и совершенствованию архивного дела в городе, улучшению работы ведомственных архивов, а также удовлетворению законных прав и интересов граждан, качественному комплектованию Архивного фонда города Кирсанова.

1.Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов

В 2016 году проведена работа по обеспечению сохранности архивных документов, приобретены коробки для картонирования документов в количестве 120 штук, приобретен 1 компьютер (системный блок).

Приоритетным направлением деятельности архивного отдела остается обеспечение сохранности и учет документов архивного фонда города Кирсанова.

Для обеспечения сохранности документов в городском архиве предусматривается целый комплекс взаимосвязанных работ:

-создание оптимальных условий хранения документов;

-размещение документов в хранилище, топографирование;

-соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

-учет и улучшение физического состояния документов.

1.1.1В 2016 году проведена работа по подшивке документов на бумажной основе архивного фонда №110 АООТ «Кирсановская автоколонна 1803» в количестве 200 дел (расчетно-платежные ведомости работников автоколонны с буквы «А» до «Б»).

    1. В 2016 года закартонировано 429 единиц хранения документов(план 494 ).

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во принимаемых ед. хранения

Крайние даты

1

101

Кирсановский городской Совет народных депутатов

28

2012

2

100

Администрация города Кирсанова

89

2012

100

Отдел архитектуры

23

2011-2012

3

74

Комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова

261

2012

4

3

Финансовое управление администрации города

13

2012

5

106

Кирсановский городской комитет профсоюза работников госучреждений

15

2011-2013

Итого

429(оп.№1)

Закартонировано 429 ед. постоянного срока хранения от 5 организаций.

В связи с поступлением документов на хранение, в учетные документы пяти фондов(администрация г.Кирсанова, городской Совет народных депутатов, комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова, Кирсановский городской комитет профсоюза работников госучреждений, финансовое управление администрации города) внесены сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

1.2 В целях обеспечения сохранности архивных документов провели проверку наличия и состояния документов. Проверено наличие документов в фонде № 82 (Центр занятости населения) общее количество составляет 2000 единиц хранения.

1.3 В 2016 году проведена выверка комплекта учетной документации 5 фондов ( администрация г.Кирсанова, городской Совет народных депутатов, комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова, Кирсановский городской комитет профсоюза работников госучреждений, финансовое управление администрации города).

2.Формирование Архивного фонда

Архивный отдел администрации г. Кирсанова в 2016 году направил свои усилия на обеспечение качественного комплектования архивного фонда города Кирсанова, а качественное комплектование архивного фонда неразрывно связано с организацией документов в делопроизводстве и состоянием хранения документов в ведомствах.

2.1.1 В целях качественного комплектования Кирсановского городского архива документацией, имеющей научно-историческое значение, принято 429 единиц хранения управленческой документации от 5 организаций:

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во принимаемых ед. хранения

Крайние даты

1

101

Кирсановский городской Совет народных депутатов

28

2012

2

100

Администрация города Кирсанова

89

2012

100

Отдел архитектуры

23

2011-2012

3

74

Комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова

261

2012

4

3

Финансовое управление администрации города

13

2012

5

106

Кирсановский городской комитет профсоюза работников госучреждений

15

2011-2013

Итого

429(оп.№1)

2.1.2 Прием документов личного происхождения не предусматривался.

2.1.3 Прием фотодокументов планировался в количестве 10 фотографий, однако не была представлена опись на фотодокументы. В следующем отчетном году будет принят на хранение фотоальбом с пояснительной запиской «Самый благоустроенный населенный пункт Тамбовской области« 2011 год, в котором содержится 80 фотографий.

2.2.Утверждение (согласование) описей ЭПК на:

2.2.1На управленческую документацию предусматривается упорядочение документов постоянного хранения в количестве 552 единиц хранения пяти организаций, выполнено на 249 ед.хр.:

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во ед. хранения постоянного срока хранения

Опись №1

Кол-во ед хр. по личному составу

Опись №3

1

101

Кирсановский городской Совет народных депутатов

42

2015 г.

4

2015г.

2

77

Комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова

207

2014 г.

-

3

82

ТГОУ «Центр занятости населения №3»

160

1993-2009

249

164

Итого:413

Документы по личному составу упорядочены в объеме 164 единицы.

2.2.2. В 2016 году не предусмотрено описывать и принимать документы личного происхождения.

2.2.3 Опись на фотодокументы не составлена, опись будет создана в 2017 году на фотоальбом: «Самый благоустроенный населенный пункт Тамбовской области« 2011 год.

3.Создание и совершенствование информационно-поисковых систем

3.1.1.В 2016 году запланировано описание управленческой документации в количестве 552 единиц хранения пяти организаций-выполнено на 249 ед.хр.опись№1, 164 ед.хр.опись №3 .

3.2 .1Планировалось внести в базу данных 1552 ед.хр., внесено 1696 ед.хр.(администрация г.Кирсанова ф.№100 -204 ед.хр., городской Совет народных депутатов ф.101 - 127 ед.хр., ОАО швейная фабрика «Победа» ф.№5 оп.№3 -516 ед.хр. , комитет по управлению муниципальным имуществом ф.№77 оп.№1-782 ед.хр.(работа не завершена) финансовое управление ф.№3-67ед.хр. ).Всего в базу данных внесено 13594 ед.хр.

3.2.2.Создано автоматизированного НСА в 2016 году в количестве 50 карточек.

4.Предоставление информационных услуг

и использование документов

Архивный отдел администрации города Кирсанова считает необходимым больше уделять внимания научной информации и использованию документов.

4.2.1 Архивный отдел принял участие в организации выставки «Во славу Победы» и использованием материалов об участниках Великой Отечественной войны , находящихся на хранении в городском архиве. Посетили выставку 270 чел.

4.2.2Архивный отдел принял участие в экскурсии , проходящей в Кирсановском краеведческом музее, рассказывающей о ветеранах Великой Отечественной войны «Не гаснет памяти огонь». В данном мероприятии приняли участи школьники из общеобразовательных школ города, жители города (156 чел.).

4.2.3 Во встрече «Горячий снег» с ветеранами ВОв и их потомками приняло участие 20 чел. Встреча проходила в Кирсановском краеведческом музее.

4.3 В 2016 году исполнено 614 запросов , социально- правовых - 384 (положительно-324), тематических -230(положительно-192). В 2016 году архивный отдел начал успешно работать с заявлениями граждан в программе АИС -МФЦ. Прием заявлений от граждан на предоставление архивной информации производится в основном в Кирсановском муниципальном казенном учреждении «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».

4.4. В 2016 году проводилась работа с исследователями, принято 10 исследователей. , 12 посещений, выдано 84 документа.

    1. Контрольные и организационные мероприятия

Проводился семинар по делу производству, на котором присутствовало 12 человек.

В феврале 2016 года на заседании коллегии был рассмотрен отчет «О работе архивного отдела за 2015 год и задачах на 2016 год».

Задачи на 2017 год.

1. Обеспечить сохранность и учет архивных документов.

2.Проводить целенаправленную работу по формированию архивного фонда согласно плана развития архивного фонда на 2017 год.

3. Продолжить работу с программным комплексом «Архивный фонд» 5.0 версия, «Комплектование-архив».

4. Завершить работу по созданию описей в полном комплекте (3 экз) для всех фондов находящихся на хранении в городском архиве.

Начальник архивного отдела

администрации города Кирсанова З. В.Заковрягина